Mitgliederverwaltung für Fitnessstudios: Die beste Software 2025

Die richtige Software ist das Nervensystem deines Fitnessstudios. Sie verwaltet Mitglieder, Verträge, Zahlungen und steuert das Zutrittssystem. Doch der Markt ist unübersichtlich – welche Lösung passt zu deinem Studio?

Dieser Guide vergleicht die wichtigsten Anbieter und hilft dir bei der Entscheidung.

Was muss eine gute Studio-Software können?

Kernfunktionen

Nice-to-have Features

• Leadmanagement (Interessenten-Pipeline)
• Marketing-Automatisierung
• Gerätesteuerung (eGym)
• Trainingspläne
• Online-Vertragsabschluss

Die Top-Anbieter im Vergleich

1. Magicline

Der Platzhirsch im deutschen Markt – von McFit bis zum inhabergeführten Studio.

Stärken:

• Umfangreiche Funktionen
• Viele Schnittstellen (Zutrittssysteme, Payment)
• Große Community und Support
• Bewährt in tausenden Studios

Schwächen:

• Komplexe Bedienung
• Teuer für kleine Studios
• Veraltetes UI

Preismodell:

• Setup: 1.500-5.000 €
• Monatlich: 150-500 € (abhängig von Modulen)

Ideal für: Mittlere bis große Studios, Ketten

2. eGym

Mehr als Software – ein komplettes Ökosystem mit intelligenten Geräten.

Stärken:

• Integration mit eGym-Geräten
• Modernes Interface
• Umfangreiche Trainingsfunktionen
• Mitglieder-App

Schwächen:

• Vendor Lock-in (eGym-Geräte bevorzugt)
• Teuer
• Weniger flexibel bei Drittanbieter-Integration

Preismodell:

• Setup: Individuell
• Monatlich: Ab 200 € + Geräte-Leasing

Ideal für: Premium-Studios mit eGym-Ausstattung

3. ClubDesk

Schweizer Anbieter mit starkem Fokus auf Vereinssoftware.

Stärken:

• Günstiger Einstiegspreis
• Einfache Bedienung
• Guter Support
• Mitglieder-App inklusive

Schwächen:

• Weniger Fitness-spezifische Features
• Kleinere Community
• Begrenzte Zutrittssystem-Integration

Preismodell:

• Setup: 500-1.000 €
• Monatlich: 50-150 €

Ideal für: Kleine Studios, Vereine, Budget-bewusste Betreiber

4. MyFitApp

App-first Lösung speziell für Fitnessstudios.

Stärken:

• Starke Mitglieder-App
• Modern und intuitiv
• Gute Buchungsfunktionen
• Faire Preise

Schwächen:

• Jüngerer Anbieter
• Weniger Enterprise-Features
• Begrenzte Finanzfunktionen

Preismodell:

• Setup: 500-1.500 €
• Monatlich: 80-200 €

Ideal für: Boutique-Studios, Kursanbieter, junge Studios

Integration mit Zutrittssystemen

Die Software muss mit deinem Drehkreuz und den Schließfächern kommunizieren. Worauf achten?

Kommunikationswege

API-Integration (empfohlen)

• Echtzeit-Synchronisation
• Automatische Sperrung bei Zahlungsrückstand
• Nutzungsstatistiken

CSV-Export/Import

• Manuelle Synchronisation
• Fehleranfällig
• Nur für kleine Studios akzeptabel

Proprietäre Schnittstelle

• Funktioniert nur mit bestimmter Hardware
• Vendor Lock-in

Kompatibilitätsmatrix

✓ = Native Integration, △ = Mit Drittanbieter, ✗ = Nicht unterstützt

ProduktZutrittssysteme mit Software-Integration →

Hardware die mit allen gängigen Studio-Softwarelösungen funktioniert

Kosten: Was kommt auf dich zu?

Einmalige Kosten

Laufende Kosten (monatlich)

Datenmigration: Der unterschätzte Aufwand

Der Wechsel von einer Software zur anderen ist aufwändig. Plane genug Zeit ein!

Was migriert werden muss

• Mitgliederstammdaten
• Vertragsinformationen
• SEPA-Mandate
• Buchungshistorie
• RFID-Zuordnungen

Typischer Zeitrahmen

1. Vorbereitung (2-4 Wochen): Datenexport, Bereinigung
2. Testmigration (1 Woche): Import in Testsystem, Prüfung
3. Go-Live (1 Tag): Finale Migration, Parallelbetrieb
4. Nacharbeit (2-4 Wochen): Korrekturen, Feintuning

Tipps für eine erfolgreiche Migration

1. Daten vorher bereinigen: Duplikate entfernen, veraltete Einträge löschen
2. SEPA-Mandate prüfen: Sind alle Mandate gültig und übertragbar?
3. Testphase einplanen: Mindestens 2 Wochen Parallelbetrieb
4. Team schulen: Alle müssen mit der neuen Software umgehen können

Mitglieder-App: Brauche ich das?

Eine eigene App ist kein Muss, kann aber viel bringen.

Vorteile einer Mitglieder-App

• Check-in: Schneller Zugang mit dem Handy
• Kursbuchung: Mitglieder buchen selbst
• Push-Nachrichten: Direkter Kommunikationskanal
• Auslastungsanzeige: Weniger Stoßzeiten
• Kundenbindung: Täglicher Touchpoint

Kostenlose Alternativen

• Google Calendar für Kurse
• WhatsApp-Gruppen für Kommunikation
• Einfache Website mit Buchungsformular

Für kleine Studios reichen oft die einfachen Lösungen. Die App lohnt sich ab ca. 500 Mitgliedern.

Häufige Fragen

Entscheidungsmatrix

Fazit

Die "beste" Software gibt es nicht – es kommt auf deine Anforderungen an.

Unsere Empfehlungen:

• Kleines Studio (unter 300 Mitglieder): ClubDesk oder MyFitApp
• Mittleres Studio (300-1.000 Mitglieder): Magicline oder MyFitApp
• Großes Studio / Kette: Magicline
• Premium mit eGym-Geräten: eGym

Investiere Zeit in die Auswahl – ein Wechsel ist später aufwändig und teuer. Teste mehrere Anbieter, sprich mit anderen Studiobetreibern und lass dich nicht von Features blenden, die du nie nutzen wirst.

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