Mitgliederverwaltungs-Software fürs Fitnessstudio: Worauf du wirklich achten musst

Die richtige Software ist das Nervensystem deines Fitnessstudios. Sie verwaltet Mitglieder, Verträge, Zahlungen und steuert das Zutrittssystem. Doch der Markt ist unübersichtlich – welche Lösung passt zu deinem Studio?

Dieser Guide vergleicht die wichtigsten Anbieter, erklärt die entscheidenden Funktionen und hilft dir bei der Auswahl.

Warum Excel & Papier keine Option mehr sind

Vielleicht denkst du: „Meine Excel-Liste funktioniert doch." Oder: „Wir haben das schon immer so gemacht." Aber Excel und Papier haben ernsthafte Nachteile, die dich langfristig teuer zu stehen kommen.

Fehleranfälligkeit

Typische Probleme:

• Tippfehler in IBAN-Nummern → Lastschriften scheitern
• Veraltete Kontaktdaten → Kommunikation erreicht niemanden
• Doppelte Einträge → Chaos bei der Abrechnung
• Versionskonflikte → „Welche Liste ist die aktuelle?"

Die Folge: Zahlungsausfälle, genervte Mitglieder, unnötige Nacharbeit.

Zeitaufwand

Bei 500 Mitgliedern verlierst du mit Excel 20-40 Stunden pro Monat – Zeit, die du besser nutzen könntest.

Keine Automatisierung möglich

Mit Excel kannst du nicht:

• Automatisch Lastschriften einziehen
• Bei Zahlungsrückstand den Zutritt sperren
• Erinnerungs-E-Mails versenden
• Kurse online buchbar machen
• Statistiken in Echtzeit abrufen

Kein Datenschutz

Excel-Listen auf lokalen Rechnern sind ein DSGVO-Albtraum:

• Keine Zugangskontrolle
• Keine Protokollierung von Zugriffen
• Backups? Vielleicht.
• Löschfristen? Manuell nachhalten.

Was eine gute Mitgliederverwaltungs-Software können muss

Stammdaten & Vertragsverwaltung

Kernfunktionen:

• Mitglieder-Profil mit allen relevanten Daten
• Vertragsverwaltung (Laufzeit, Tarif, Konditionen)
• Historisierung aller Änderungen
• Digitale Signatur für Vertragsabschluss
• Dokumenten-Upload (Fotos, Ausweise)

Wichtige Details:

• Flexibles Datenmodell für unterschiedliche Tarife
• Automatische Vertragsverlängerung
• Kündigungsfristen-Überwachung
• DSGVO-konforme Datenhaltung

Zahlungsabwicklung & Mahnwesen

Kernfunktionen:

• SEPA-Lastschrift-Integration
• Verschiedene Zahlungsintervalle (monatlich, jährlich etc.)
• Automatisches Mahnwesen mit Eskalationsstufen
• Rücklastschrift-Handling
• Buchhaltungsexport (DATEV, CSV)

Automatisierungs-Level:

• Level 1: Lastschriftdateien generieren (du reichst sie ein)
• Level 2: Vollautomatischer Einzug über Zahlungsdienstleister
• Level 3: Inklusive automatischer Mahnung und Sperrung

Kursbuchung & Terminverwaltung

Kernfunktionen:

• Kursplan mit Buchungsmöglichkeit
• Kapazitätsbegrenzung und Wartelisten
• Erinnerungen vor Kursbeginn
• No-Show-Tracking
• Personal-Training-Buchung

Für Mitglieder:

• Buchung über App oder Web
• Stornierung bis X Stunden vorher
• Übersicht der gebuchten Kurse

Statistiken & Auswertungen

Wichtige KPIs:

• Mitgliederentwicklung (Neuzugänge, Kündigungen, Bestand)
• Umsatz und Zahlungsausfälle
• Auslastung nach Zeiten
• Kündigungsquote und -gründe
• Trainer-Auslastung

Reports:

• Automatische Wochen-/Monatsberichte
• Export in Excel/PDF
• Dashboard für Überblick

Schnittstellen & Integrationen (wichtig!)

Das entscheidende Kriterium: Die beste Software nützt nichts, wenn sie nicht mit deinem Zutrittssystem spricht.

Wichtige Schnittstellen:

• Zutrittssysteme (Drehkreuze, RFID-Leser)
• Schließfachsysteme mit RFID
• Zahlungsdienstleister
• Marketing-Tools (Newsletter, CRM)
• Buchhaltungssoftware

ProduktFitnessstudio digitalisieren →

So automatisierst du deinen Studio-Alltag Schritt für Schritt

Wie sie mit Zutritts- & RFID-Systemen zusammenspielt

Die Integration von Software und Hardware ist der Schlüssel zur Automatisierung.

Software = Gehirn, GymAccess = Tür & Schließfach

Denk an dein Studio wie einen Körper:

• Die Software ist das Gehirn – sie weiß, wer Mitglied ist, wer bezahlt hat, wer Zutritt haben darf
• Das Zutrittssystem ist die Tür – es lässt rein, wen das Gehirn erlaubt
• Das Schließfachsystem ist der sichere Aufbewahrungsort – auch hier entscheidet das Gehirn

So funktioniert die Integration

Szenario 1: Neues Mitglied

1. Mitglied wird in Software angelegt
2. RFID-Armband wird zugeordnet
3. Software sendet Berechtigung an Zutrittssystem
4. Mitglied kann sofort ins Studio und Spind nutzen

Szenario 2: Zahlungsrückstand

1. Lastschrift wird zurückgebucht
2. Software markiert Mitglied als „Zahlung offen"
3. Software entzieht Zutrittsberechtigung
4. Beim nächsten Check-in: Drehkreuz bleibt zu
5. Anzeige: „Bitte wenden Sie sich an den Empfang"

Szenario 3: Kündigung

1. Mitglied kündigt (online oder vor Ort)
2. Software berechnet Vertragsende
3. Am letzten Tag: Automatische Sperrung des Zutritts
4. RFID-Armband wird deaktiviert

Diese Integration ist besonders kritisch für 24/7-Studios, wo niemand manuell eingreifen kann, wenn ein Mitglied mit Zahlungsrückstand vor dem Drehkreuz steht.

Kompatibilitätsmatrix

✓ = Native Integration, △ = Mit Drittanbieter/API, ✗ = Nicht unterstützt

ProduktZutrittssysteme mit Software-Integration →

Hardware, die mit allen gängigen Studio-Softwarelösungen funktioniert

Vergleich: Welche Software-Typen gibt es?

On-Premise vs. Cloud

On-Premise (lokale Installation):

• Software läuft auf deinem eigenen Server
• Du hast volle Kontrolle über die Daten
• Einmalige Lizenzkosten, aber eigene IT nötig
• Veraltet – nur noch für große Ketten mit eigener IT

Cloud (SaaS – Software as a Service):

• Software läuft im Internet
• Zugriff von überall
• Automatische Updates und Backups
• Monatliche Gebühr
• Standard für moderne Studios

All-in-One vs. Speziallösungen

All-in-One (z.B. Magicline, eGym):

• Alles aus einer Hand: Mitglieder, Zahlung, Kurse, Marketing
• Eine Oberfläche für alles
• Weniger Schnittstellen-Probleme
• Oft teurer und komplexer

Speziallösungen kombiniert:

• Spezialist für Mitglieder + Spezialist für Zahlung + Spezialist für Marketing
• Jeder macht, was er am besten kann
• Flexibler, aber mehr Integrationsaufwand
• Günstigerer Einstieg möglich

Empfehlung:

• Kleine Studios (< 300 Mitglieder): Schlanke All-in-One oder Speziallösung
• Mittlere Studios (300-1.000): All-in-One mit guter Integration
• Große Studios/Ketten: All-in-One mit Enterprise-Features

Die Top-Anbieter im Vergleich

1. Magicline

Der Platzhirsch im deutschen Markt – von McFit bis zum inhabergeführten Studio.

Stärken:

• Umfangreichste Funktionen
• Viele Schnittstellen (Zutrittssysteme, Payment)
• Große Community und Support
• Bewährt in tausenden Studios

Schwächen:

• Komplexe Bedienung, steile Lernkurve
• Teuer für kleine Studios
• Veraltetes UI

Preismodell:

• Setup: 1.500-5.000 €
• Monatlich: 150-500 € (abhängig von Modulen)

Ideal für: Mittlere bis große Studios, Ketten

2. eGym

Mehr als Software – ein komplettes Ökosystem mit intelligenten Geräten.

Stärken:

• Integration mit eGym-Geräten
• Modernes Interface
• Umfangreiche Trainingsfunktionen
• Mitglieder-App

Schwächen:

• Vendor Lock-in (eGym-Geräte bevorzugt)
• Teuer
• Weniger flexibel bei Drittanbieter-Integration

Preismodell:

• Setup: Individuell
• Monatlich: Ab 200 € + Geräte-Leasing

Ideal für: Premium-Studios mit eGym-Ausstattung

3. ClubDesk

Schweizer Anbieter mit starkem Fokus auf Vereinssoftware.

Stärken:

• Günstiger Einstiegspreis
• Einfache Bedienung
• Guter Support
• Mitglieder-App inklusive

Schwächen:

• Weniger Fitness-spezifische Features
• Kleinere Community
• Begrenzte Zutrittssystem-Integration

Preismodell:

• Setup: 500-1.000 €
• Monatlich: 50-150 €

Ideal für: Kleine Studios, Vereine, Budget-bewusste Betreiber

4. MyFitApp / Virtuagym

App-first Lösungen speziell für Fitnessstudios.

Stärken:

• Starke Mitglieder-App
• Modern und intuitiv
• Gute Buchungsfunktionen
• Faire Preise

Schwächen:

• Jüngere Anbieter
• Weniger Enterprise-Features
• Begrenzte Finanzfunktionen bei manchen

Preismodell:

• Setup: 500-1.500 €
• Monatlich: 80-200 €

Ideal für: Boutique-Studios, Kursanbieter, junge Studios

Entscheidungshilfe: So findest du die richtige Lösung

Fragen, die du dir stellen solltest

Studio-Größe vs. Feature-Tiefe

Integration als K.O.-Kriterium

Praxisbeispiel: Umstieg auf neue Software + GymAccess

Was besser läuft nach der Umstellung

Zahlung:

• Automatischer SEPA-Einzug am 1. des Monats
• Bei Rücklastschrift: Automatische Mahnung nach 3 Tagen
• Bei 2. Mahnung: Automatische Zutrittssperre
• Ergebnis: 60% weniger Zahlungsausfälle

Zutritt:

• Mitglied hält RFID-Armband an Leser
• System prüft Vertrag und Zahlung in Echtzeit
• Bei allem OK: Drehkreuz öffnet
• Bei Problem: Hinweis auf Display
• Ergebnis: Kein Personal mehr am Empfang nötig

Reporting:

• Dashboard zeigt alle KPIs in Echtzeit
• Wöchentlicher Report automatisch per E-Mail
• Kündigungs-Früherkennung durch Besuchsmuster
• Ergebnis: Bessere Entscheidungen durch Daten

Kosten: Was kommt auf dich zu?

Die Software ist nur ein Teil der Gesamtinvestition. Eine vollständige Kostenübersicht für Studiobetrieb und -gründung findest du in unserem Fitnessstudio eröffnen: Kosten-Guide.

Einmalige Kosten

Laufende Kosten (monatlich)

Datenmigration: Der unterschätzte Aufwand

Der Wechsel von einer Software zur anderen (oder von Excel) ist aufwändig. Plane genug Zeit ein!

Was migriert werden muss

• Mitgliederstammdaten
• Vertragsinformationen
• SEPA-Mandate (kritisch!)
• Buchungshistorie
• RFID-Zuordnungen

Typischer Zeitrahmen

Tipps für eine erfolgreiche Migration

1. Daten vorher bereinigen: Duplikate entfernen, veraltete Einträge löschen
2. SEPA-Mandate prüfen: Sind alle Mandate gültig und übertragbar?
3. Testphase einplanen: Mindestens 2 Wochen Parallelbetrieb
4. Team schulen: Alle müssen mit der neuen Software umgehen können
5. Support-Zeiten buchen: Die ersten Wochen werden intensiv

Häufige Fragen

Entscheidungsmatrix

Nächste Schritte

ChecklisteCheckliste Software-Auswahl

Alle Fragen und Kriterien für deine Software-Entscheidung auf einen Blick

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Fazit

Die „beste" Software gibt es nicht – es kommt auf deine Anforderungen an. Ein kleines Boutique-Studio braucht keine Enterprise-Lösung, und ein großes Kettenstudio wird mit einer Budget-Software nicht glücklich.

Unsere Empfehlungen:

• Kleines Studio (unter 300 Mitglieder): ClubDesk oder MyFitApp
• Mittleres Studio (300-1.000 Mitglieder): Magicline oder Virtuagym
• Großes Studio / Kette: Magicline
• Premium mit eGym-Geräten: eGym

Das Wichtigste zum Schluss:

Investiere Zeit in die Auswahl – ein Wechsel ist später aufwändig und teuer. Teste mehrere Anbieter, sprich mit anderen Studiobetreibern und lass dich nicht von Features blenden, die du nie nutzen wirst. Und: Prüfe die Integration mit deinem Zutrittssystem BEVOR du unterschreibst!

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